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Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Fehler, Entscheidung
Seit 2025 gilt: höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wer die Grenze überschreitet, ist ab genau diesem Umsatz umsatzsteuerpflichtig.
Das Wichtigste in Kürze
- Zwei Grenzen, beide müssen passen: höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr.
- Die Grenze ist hart: Schon der Umsatz, mit dem Sie die 100.000 Euro überschreiten, ist umsatzsteuerpflichtig. Eine Schonfrist bis zum Jahresende gibt es nicht mehr.
- Gründer haben weniger Spielraum: Im Gründungsjahr gilt schon im laufenden Jahr die Grenze von 25.000 Euro.
- Es zählt der Netto-Umsatz nach Zahlungseingang, nicht der Gewinn und nicht das Rechnungsdatum.
- Keine Umsatzsteuer-Erklärung, solange Sie nur steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze haben. Ihre Umsätze erklären Sie über die Einnahmenüberschussrechnung zur Einkommensteuer.
Interaktiver Grenzen-Check
Bleiben Sie mit dem nächsten Auftrag Kleinunternehmer?
Schieben Sie die Regler auf Ihre Zahlen. Gemeint sind Netto-Umsätze, die bereits auf Ihrem Konto eingegangen sind.
Dieser Auftrag überschreitet die Grenze
Mit diesem Zahlungseingang kommen Sie auf 120.000 € und überschreiten 100.000 €. Schon dieser Auftrag ist in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig, alle Umsätze davor bleiben steuerfrei. Ab jetzt gilt die Regelbesteuerung mit Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
Voreingestellt ist das Beispiel aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. März 2025: 20.000 Euro Umsatz im Vorjahr, 80.000 Euro bisher im laufenden Jahr, ein neuer Auftrag über 40.000 Euro. Vereinfachte Darstellung nach § 19 UStG, Stand Oktober 2026. Keine Steuerberatung.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) befreit kleine Unternehmen von der Umsatzsteuer. Wer sie nutzt, weist auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, gibt keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab und kann im Gegenzug keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln.
Drei Fehler, die in der Praxis häufig vorkommen
Die meisten Probleme entstehen nicht durch einen großen Auftrag, sondern durch falsches Zählen.
1. Umsatz mit Gewinn verwechseln
Für die Grenze zählt der Umsatz, nicht das, was nach Abzug der Kosten übrig bleibt. Wer 30.000 Euro einnimmt und davon 20.000 Euro für Material ausgibt, liegt mit 30.000 Euro trotzdem über der Vorjahresgrenze von 25.000 Euro.
2. Tätigkeiten getrennt rechnen
Alle selbstständigen Tätigkeiten einer Person bilden umsatzsteuerlich ein einziges Unternehmen. Schneiderei, Nähkurse und Online-Shop werden also zusammengezählt, auch wenn sie getrennt organisiert sind.
3. Leistungen aus dem Ausland übersehen
Wer Software, Online-Werbung oder Cloud-Dienste bei ausländischen Anbietern bucht, schuldet dafür häufig selbst die deutsche Umsatzsteuer (Reverse-Charge-Verfahren, § 13b UStG). Das gilt auch für Kleinunternehmer: Die Steuer wird per Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeführt und kann nicht als Vorsteuer zurückgeholt werden.
Am teuersten: Umsatzsteuer auf der eigenen Rechnung. Weist Ihre Rechnung Umsatzsteuer aus, obwohl Sie Kleinunternehmer sind, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG). Häufige Ursache ist eine falsch eingestellte Rechnungssoftware. Richtig ist: keine Umsatzsteuer ausweisen und auf der Rechnung auf die Steuerbefreiung hinweisen, zum Beispiel mit „Steuerfreie Kleinunternehmerleistung gemäß § 19 UStG“.
Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung: Was rechnet sich für Sie?
Ob sich die Regelung lohnt, hängt vor allem an zwei Fragen: Wer sind Ihre Kunden, und wie viel kaufen oder investieren Sie? Bei Privatkunden ist die Regelung ein echter Wettbewerbsvorteil: Sie können ohne Umsatzsteuer anbieten, während Mitbewerber mit Regelbesteuerung 19 Prozent aufschlagen müssen. Wer dagegen überwiegend an Unternehmen verkauft oder viel investiert, fährt ohne die Regelung oft besser.
Gründen oder verzichten: zwei Sonderfälle
Besonderheit im Gründungsjahr
Wer erstmals unternehmerisch tätig wird, fällt automatisch unter die Kleinunternehmerregelung, solange er nicht verzichtet.
- Im Gründungsjahr gilt schon im laufenden Jahr die Grenze von 25.000 Euro, nicht die von 100.000 Euro. Hochgerechnet auf zwölf Monate wird seit 2025 nicht mehr.
- Auch diese Grenze ist hart: Schon der Umsatz, mit dem Sie 25.000 Euro überschreiten, ist umsatzsteuerpflichtig. Ab dann geben Sie vierteljährlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.
- Bleiben Sie im Gründungsjahr bei höchstens 25.000 Euro, können Sie die Regelung im Folgejahr weiter nutzen, solange Sie dort unter 100.000 Euro bleiben.
Mehr rund um den Start: Existenzgründung mit den Wirtschaftssenioren und Welche Rechtsform passt zu Ihnen?
Freiwilliger Verzicht: wann er sich lohnen kann
- Sie verkaufen überwiegend an Unternehmen, die sich die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen.
- Sie planen hohe Investitionen, zum Beispiel in Fahrzeuge, Maschinen oder Computer, und möchten die Vorsteuer daraus zurückbekommen.
- Der Verzicht gilt für Ihre gesamte unternehmerische Tätigkeit und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre.
- Erklären können Sie ihn zum Beispiel im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder per Nachricht über ELSTER.
Checkliste: So bleiben Sie auf der sicheren Seite
Sechs Punkte, die Kleinunternehmer regelmäßig prüfen sollten.
- Umsatz monatlich prüfen, nach Zahlungseingang. Maßgeblich ist, wann das Geld eingeht, nicht das Rechnungsdatum. Zählen Sie netto und behalten Sie beide Grenzen im Blick.
- Alle Tätigkeiten zusammenrechnen. Nebenerwerb, Kurse, Online-Shop: Alle selbstständigen Umsätze einer Person zählen gemeinsam.
- Rechnungen und Software kontrollieren. Keine Umsatzsteuer ausweisen und auf die Steuerbefreiung hinweisen. Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Rechnungsangaben (§ 34a UStDV).
- Eingangsrechnungen aus dem Ausland prüfen. Steht „Reverse Charge“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Rechnung, müssen Sie die Umsatzsteuer meist selbst anmelden und zahlen.
- E-Rechnungen empfangen können. Selbst ausstellen müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen. Empfangen und aufbewahren müssen sie diese aber, wie jedes andere Unternehmen auch.
- Rechtzeitig vor der Grenze beraten lassen. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie eine Grenze erreichen, nicht danach. So können Sie Preise und Rechnungen rechtzeitig umstellen.
Häufige Fragen
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine Steuerbefreiung für Unternehmen mit geringem Umsatz. Ihre Umsätze sind umsatzsteuerfrei, Sie weisen auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und geben keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Im Gegenzug können Sie keine Vorsteuer aus Ihren Einkäufen zurückholen.
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?
Ihr Gesamtumsatz darf im Vorjahr 2025 nicht mehr als 25.000 Euro betragen haben und im laufenden Jahr 2026 nicht mehr als 100.000 Euro betragen. Beide Grenzen müssen gleichzeitig eingehalten werden, beide sind Netto-Beträge.
Was passiert, wenn ich im laufenden Jahr über 100.000 Euro komme?
Die Steuerbefreiung endet sofort, und zwar schon mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Das Bundesfinanzministerium nennt dazu ein Beispiel: Ein Unternehmer hat bisher 80.000 Euro Umsatz und erhält für einen neuen Auftrag 40.000 Euro. Dieser Auftrag ist bereits in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig, die 80.000 Euro davor bleiben steuerfrei. Ab diesem Zeitpunkt stellen Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer und geben Voranmeldungen ab.
Und wenn mein Umsatz in diesem Jahr über 25.000 Euro liegt?
Sind Sie schon länger selbstständig, bleiben Sie in diesem Jahr Kleinunternehmer, solange Sie unter 100.000 Euro bleiben. Im nächsten Jahr gilt dann aber von Anfang an die Regelbesteuerung, weil Ihr Vorjahresumsatz über 25.000 Euro liegt. Im Gründungsjahr ist das anders: Dort endet die Befreiung schon beim Überschreiten der 25.000 Euro.
Welche Grenze gilt im Gründungsjahr?
Im Jahr der Gründung gibt es kein Vorjahr. Deshalb darf Ihr Umsatz schon im laufenden Jahr 25.000 Euro nicht übersteigen. Seit 2025 wird dieser Betrag nicht mehr auf ein volles Jahr hochgerechnet, auch wenn Sie erst im Herbst starten. Der Umsatz, mit dem Sie die 25.000 Euro überschreiten, ist bereits umsatzsteuerpflichtig.
Zählt der Umsatz oder der Gewinn?
Es zählt der Umsatz, nicht der Gewinn. Maßgeblich ist der Netto-Umsatz, und zwar zu dem Zeitpunkt, an dem das Geld bei Ihnen eingeht. Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa aus Heilbehandlungen oder Vermietung, werden nicht mitgezählt (§ 19 Abs. 2 UStG).
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
In der Regel nicht. Seit dem Besteuerungszeitraum 2024 entfällt die Umsatzsteuer-Jahreserklärung für Kleinunternehmer, Ihre Umsätze geben Sie in der Einnahmenüberschussrechnung zur Einkommensteuer an. Ausnahmen: Das Finanzamt fordert Sie ausdrücklich auf, oder Sie schulden Umsatzsteuer für Leistungen aus dem Ausland im Reverse-Charge-Verfahren.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ausgenommen und dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber, wie jedes andere Unternehmen auch.
Was muss auf meiner Rechnung stehen?
Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Pflichtangaben nach § 34a UStDV, unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, der Betrag und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Eine eindeutige, umgangssprachliche Formulierung reicht, zum Beispiel „Steuerfreie Kleinunternehmerleistung gemäß § 19 UStG“. Umsatzsteuer dürfen Sie nicht ausweisen.
Kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja. Mit dem Verzicht wechseln Sie freiwillig zur Regelbesteuerung und können Vorsteuer geltend machen. Das lohnt sich oft bei überwiegend Geschäftskunden oder hohen Investitionen. Der Verzicht gilt für Ihre gesamte unternehmerische Tätigkeit und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre.
Ist Kleinunternehmer dasselbe wie Kleingewerbe?
Nein. „Kleinunternehmer“ ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht und hängt nur von den Umsatzgrenzen ab. „Kleingewerbe“ beschreibt dagegen Gewerbetreibende, die kein kaufmännisches Unternehmen führen müssen. Auch Freiberufler ohne Gewerbe können Kleinunternehmer sein.
Beraten die Wirtschaftssenioren NRW auch steuerlich?
Nein. Steuerberatung gehört in die Hände von Steuerberatern. Unsere Mentorinnen und Mentoren unterstützen Sie betriebswirtschaftlich, etwa bei Umsatzplanung, Preisen, Liquidität und Businessplan. Die verbindliche steuerliche Auskunft erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder Ihrem Finanzamt.
Quellen und Stand (Oktober 2026): Rechtsgrundlagen: § 19 UStG, § 13b UStG, § 14c UStG und § 34a UStDV; Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. März 2025 zur Neufassung der Kleinunternehmerregelung; Informationen der Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen zu Kleinunternehmern. Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.